• Monografii contabile
  • Monografii contabile rezolvate

​​Monografie contabila achizitie echipamente pontaj angajati

Firmele care investesc in sisteme electronice de pontaj fie pe baza de card, fie pe baza de amprenta, trebuie sa stie ca o astfel de achizitie presupune un pachet mai complex de costuri - cartele de pontaj, implementarea si configurarea aplicatiei, licentele software si abonamentul de comunicare a datelor -, fiecare cu un tratament contabil distinct.

In acest articol prezentam monografia contabila aplicabila pentru un astfel de sistem, pornind de la un exemplu concret.

Reglementari cheie

Inainte de a prezenta monografia contabila propriu-zisa, este util de retinut cadrul legal care sta la baza unei astfel de investitii. 

Potrivit art. 119 din Codul muncii, angajatorul are obligatia de a tine evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orei de incepere si a celei de sfarsit a programului de lucru si de a supune controlului inspectorilor de munca aceasta evidenta, la solicitarea acestora. Sistemele electronice de pontaj sunt, in practica, principalul instrument prin care angajatorii isi indeplinesc aceasta obligatie intr-un mod verificabil si greu de contestat ulterior.

Un aspect suplimentar, relevant mai ales pentru echipamentele cu pontaj pe baza de amprenta, tine de protectia datelor cu caracter personal. Amprenta digitala este o data biometrica, incadrata de Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) in categoria speciala de date cu caracter personal, a carei prelucrare este, in principiu, interzisa, cu exceptia unor situatii expres reglementate (printre care consimtamantul explicit al persoanei vizate sau necesitatea indeplinirii unor obligatii specifice in domeniul dreptului muncii, daca legislatia nationala o permite). 

Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) a atras in mod repetat atentia ca utilizarea sistemelor de pontaj bazate pe amprenta trebuie sa respecte principiul minimizarii datelor si ca angajatorul trebuie sa poata justifica de ce alte metode de pontaj (card, cod, semnatura electronica) nu ar fi suficiente pentru scopul urmarit. 

Prin urmare, o societate care alege sa investeasca in echipamente de pontaj cu amprenta ar trebui sa aiba in vedere, pe langa aspectele contabile si fiscale, si o analiza prealabila de conformitate GDPR, inclusiv informarea corecta a angajatilor cu privire la prelucrarea acestor date.
 

Monografie contabila achizitie echipamente pontaj angajati

Pentru a prezenta monografia contabila aplicabila pentru achizitia de echipamente pontaj angajati, vom presupune urmatorul scenariu:

O societate:

• cumpara echipamente de pontaj electronic astfel: 4 bucati cu pontaj pe baza de card, in valoare de 1.500 lei/bucata, si 3 bucati cu pontaj pe baza de amprenta, in valoare de 3.000 lei/bucata
• cumpara cartele de pontaj in valoare de 6 lei/angajat, 
• plateste implementarea si configurarea aplicatiei de pontaj in valoare de 2.300 lei (indiferent de numarul echipamentelor)
• achizitioneaza licente pentru 12 luni pentru aplicatia de pontaj in valoare de 10 lei/luna/angajat si un abonament lunar de comunicare date prin GSM in valoare de 5 lei/echipament.

Iata monografia contabila aferenta:

Pentru achizitia si implementarea sistemului de pontaj electronic, monografia contabila se stabileste in functie de politicile contabile ale a societatii, ca mijloace fixe sau obiecte de inventar .

1. Achizitia Echipamentelor de Pontaj ca obiecte de inventar sau mijloace fixe

a) obiecte de inventar

Deoarece valoarea echipamentelor este sub 5.000 lei, acestea pot fi inregistrate ca obiecte de inventar:
% = 401
303
4426

Si concomitent, darea in folosinta:
603 = 303

Obiectele de inventar in folosinta se inregistreaza extracontabil in contul 8035.

b) mijloace fixe

Chiar daca valoarea echipamentelor pentru pontaj este sub 5.000 lei, acestea pot fi inregistrate ca mijloace fixe conform politicilor contabile ale societatii.

Echipamentele pot fi incadrate la imobilizari corporale pentru ca indeplinesc conditiile de recunoastere a unei imobilizari conform pct. 190 din Reglementarile contabile, independent de faptul ca valoarea este inferioara pragului de recunoastere a unui mijloc fix:

"190.
(1) Imobilizarile corporale reprezinta active care: 
a) sunt detinute de o entitate pentru a fi utilizate in producerea sau furnizarea de bunuri ori servicii, pentru a fi inchiriate tertilor sau pentru a fi folosite in scopuri administrative; si 
b) sunt utilizate pe parcursul unei perioade mai mari de un an. 
(2) In completarea prevederilor referitoare la imobilizari corporale, se aplica si prevederile subsectiunii 4.4.4. "Active specifice unor domenii de activitate". 

De asemenea, un exemplu in acest sens regasim in Ghidul elaborat de MFP, la paginile 46-47 

Astfel, daca echipamentul este incadrat in cont de imobilizari (213,4426=404), atunci:

• contabil, se va evidentia lunar cheltuiala cu amortizarea (6811=2813); 
• fiscal: fie se deduce intreaga valoare in luna punerii in functiune, fie se va evidentia amortizare fiscala din luna ulterioara punerii in functiune, conform:

Potrivit art 28 alin.(21) din Codul fiscal: “ In cazul unei imobilizari corporale care la data intrarii in patrimoniu are o valoare fiscala mai mica decat limita stabilita prin hotarare a Guvernului, contribuabilul poate recupera aceste cheltuieli prin deduceri de amortizare, potrivit prevederilor prezentului articol.”

Punctul 31 din Norme: “ In aplicarea art. 28 alin. (21) din Codul fiscal, optiunea se efectueaza la data intrarii imobilizarii corporale in patrimoniul contribuabilului si determina efecte din punct de vedere al calculului rezultatului fiscal, in functie de abordarea pentru care s-a optat, fie la data punerii in functiune prin deducerea intregii valori fiscale de la data intrarii in patrimoniu, fie incepand cu luna urmatoare celei in care imobilizarea corporala este pusa in functiune, prin efectuarea de deduceri de amortizare fiscala, potrivit dispozitiilor art. 28 din Codul fiscal.”
 
2. Implementarea si Configurarea Aplicatiei

Suma de 2.300 lei platita pentru implementare si configurare reprezinta un serviciu legat de punerea in functiune a unei imobilizari necorporale (programul informatic).

Achizitia programului de configurare:
% = 404
208
4426

Amortizarea programului informatic (pe durata prevazuta pentru utilizare):
6811 = 2808

3. Cartele de Pontaj

Acestea au o valoare mica (6 lei/angajat) si sunt consumabile.

Achizitia cartelelor:
%= 401
3028 sau 303
4426

Consumul acestora:
6028 sau 603 = 3028 sau 303.

4. Cheltuieli Recurente (Licente si Abonament GSM)

Licente pe 12 luni (10 lei/luna/angajat):

Daca sunt facturate anticipat pentru tot anul, se utilizeaza contul de cheltuieli in avans.

Inregistrarea initiala:
% = 401
471
4426

Repartizarea lunara pe cheltuieli:
628 = 471

Abonament GSM (5 lei/echipament/luna):

Reprezinta o taxa de telecomunicatii.

Inregistrarea lunara a facturii:
%= 401
626
4426

Citeste si: Monografie contabila cursuri formare profesionala